Capire che cos’è il coworking

Prima di addentrarvi in tutte le pratiche e i procedimenti che dovete fare per aprire un ufficio coworking dovete sicuramente capire bene il concetto relativo al coworking: di cosa si tratta esattamente?

Il coworking si realizza quando persone, lavoratori da casa o in giro, ma anche aziende e startup emergenti in cerca del loro primo ufficio, lavoratori freelance che cercano luoghi occasionali per svolgere il loro lavoro, ma anche studenti, vanno a condividere il medesimo spazio lavorativo.

Lo stesso spazio può essere costituito di un’area comune molto grande, piena di scrivanie, posti a sedere, in alcuni casi PC (ma ormai non servono, visto che ognuno ha il suo portatile) in cui tutte questi lavoratori sopra indicati possano lavorare ai loro progetti, condividendo il tetto.

I più moderni spazi di coworking tuttavia condividono anche dei servizi, come per esempio una cucina, delle sale riunioni, ma anche degli uffici privati a noleggio che vengono sfruttati dalle aziende se ne hanno bisogno; nonché degli altri spazi concepiti per avere più funzioni, e quindi in maniera molto flessibili.

Alcuni centri coworking hanno anche dei laboratori hardware, ambienti per eventi e presentazioni, ristorazione e sale proiezioni. Oggi un ufficio coworking, grazie alla costante evoluzione della tecnologia, è molto più pratico e funzionale rispetto al passato: proprio i nuovi servizi cloud, che rappresentano il futuro tanto che le principali major (Microsoft su tutti) ne stanno facendo il loro business principale; proprio loro, si diceva, consentono di accedere a programmi, chiamate, e-mail, e file in qualsiasi posto e con qualsiasi dispositivo a patto che aia connesso.

Quindi un libero professionista non ha più bisogno di rimanere ancorato al suo computer domestico, così come le aziende non devono più equipaggiare i loro uffici con la giusta attrezzatura, e ancora i dipendenti possono lavorare usando i loro personali dispositivi in ogni spazio di lavoro purché connessi alla rete wifi.

Aprire un ufficio coworking

Per aprire un ufficio coworking dovete comprendere bene tutti i motivi per cui un ufficio coworking riesce ad attrarre così tanto le persone, al punto da avere una crescita esponenziale.

Il primo coworking è stato aperto a San Francisco nel 2005: chi lo fondò era un freelance che voleva unire l’idea di lavorare per sé con l’idea di comunità, coinvolgendo altre persone. Da quel momento il coworking è cresciuto continuamente, divenendo in meno di 20 anni estremamente popolare.

Si stima che entro la fine del 2019 le persone che lavoreranno negli uffici coworking, in tutto il mondo, saranno circa 2 milioni, e sono destinato a crescere. Insomma, il coworking è lo step successivo del libero professionista che ha iniziato in casa la sua attività.

Ma ora passiamo ai fatti. Per aprire un ufficio coworking ben attrezzato, dovete permettere alle persone di separare la vita lavorativa da quella privata e domestica, quindi puntando e permettendo tanta produttività; di usufruire di un ambiente professionale, nonché un indirizzo dove poter incontrare investitori e clienti; di dare uno spazio a dipendenti presenti e futuri; di favorire contatti diretti sviluppando senso di comunità tra colleghi e altri imprenditori.

Lo spazio coworking deve avere delle caratteristiche peculiari e uniche, che lo distinguano dal tradizionale ufficio e che per questo lo rendano attraente: quindi che consenta di avere minori costi di gestione e più flessibilità rispetto ad un affitto o un contratto di proprietà.

Di solito il pagamento mensile per gli uffici coworking sono notevolmente inferiori rispetto agli affitti per uffici privati, e prevedono maggiore flessibilità; inoltre i contratti in coworking valgono per periodi più brevi, anche per un solo mese e breve è il tempo di preavviso per la disdetta.

Chi vuole aprire uno spazio coworking durante la sua progettazione, nonché durante l’organizzazione dello spazio, deve entrare nei panni di giovani imprenditori e liberi professionisti, quindi cercando di capire tutto quello che risulta utile per la gestione delle attività di lavoro.

È ovvio, comunque, che un ufficio coworking non si rivolge unicamente a nuovi imprenditori ma anche a startup e liberi professionisti, perché non sono poche le aziende che amano il coworking al punto da sfruttarlo anche quando possono avere un loro ufficio. Molte multinazionali anche grosse hanno i loro uffici in centri coworking.

Chi si rivolge a un ufficio coworking cerca tutti i servizi utili per lo sviluppo del suo lavoro, e per questo uno spazio coworking deve garantire:

• WiFi stabile e veloce;
• Stampanti, scanner, fotocopiatrici;
• Sala riunioni e conferenze.

Deve quindi rendere semplici, per ogni lavoratore, le collaborazioni e il lavoro online. E visto che sono per lo più frequentati da imprenditori all’inizio, o che stanno facendo crescere il loro business, ci saranno tante opportunità di scambiare esperienze e consigli, di collaborare a progetti. Sono molti gli uffici coworking che anzi spingono a queste relazioni, con eventi e workshop gratis per i loro clienti.

E poi andando a progettare uno spazio coworking dovete puntare molto al design e all’atmosfera che si crea, con arredamenti eleganti e moderni, colorati magari anche un po’ stravaganti, ma che non siano troppo pesanti e carichi per rendere l’ambiente piacevole e stimolante.

Uffici coworking di successo

Tra le cose fondamentali per il successo dell’ufficio coworking c’è sicuramente il basso costo, che appunto è ben al di sotto di un ufficio tradizionale. Ad ogni modo le tariffe vanno ben studiate, visto che i lavori autonomi tendono a non volersi o a non potersi legare ad un solo ufficio a lungo.

Potete quindi pensare a diversi pacchetti che cambino per durata di utilizzo e periodo di fatturazione. Puntate anche su pacchetti completi con scrivania fissa 24/7, e a pacchetti ridotti con scrivania flessibile e selezionabile liberamente.

Certo un ufficio di coworking predilige una fidelizzazione del cliente a lungo termine, ma comunque non dimenticate che il pacchetto per periodi di breve durata è uno di quelli che ha più successo. Molti clienti vivono con dei progetti a breve termine e non riescono ad avere piani a lungo termine, visto proprio il lavoro vario e poco standardizzato che svolgono.Per questo fate in modo di dare fatturazioni mensili, settimanali e anche giornaliere.

La buona accessibilità, le attrezzature e l’atmosfera lavorativa, quindi, sono garanti del successo dello spazio coworking. Ma se volete un rapido successo non dovete limitarvi a wifi, posti a sedere e attrezzature. La bellezza piace, ma ha i suoi limiti: meglio un centro meno lussuoso ma pieno di eventi consultivi, di workshop, di intrattenimento da organizzare per i membri.

Puntate tanto a cene insieme, aperitivi, cocktail party che rafforzano i legami e la cooperazione tra i vari lavoratori. È evidente, quindi, che dovete studiare bene il tipo di struttura che volete proporre alle persone. Ma per promuovere le interazioni evitate sale troppo grandi e anche la separazione con i singoli uffici.

Il giusto compromesso è un mix di grandi aree di interazione e qualche singolo ufficio per poter quindi lavorare in gruppo e operare in privato, in base al mood della persona e alle sue esigenze.

Per concludere

Concludendo, quindi, per aprire un centro coworking dovete tenere a mente queste considerazioni:

• Valutate bene il nome da dare all’attività, perché come in ogni attività logo e marchio fanno la differenza.
• Contattate la Pubblica Amministrazione per capire tutti i processi burocratici riguardanti licenze commerciali e statali, e tutto quello che serve.
• Cercate di capire se ci sono possibilità convenienti per costituire una società, come alternativa alla gestione individuale e quindi per proteggere il patrimonio in caso di fallimento.
• Aprite un conto corrente aziendale, separando quindi i beni personali da quelli dell’azienda.
• Stilate un buon business plan, ben dettagliato; e organizzate la contabilità aziendale.
• Stipulate una polizza assicurativa.