Il passaggio dalla fattura cartacea a quella elettronica
La fatturazione elettronica e l’archiviazione sostitutiva costituiscono, in questa prospettiva, tra le più attuali e riconosciute direttrici nell’evoluzione dei processi amministrativi. Un notevole impulso alla loro introduzione è fornito dalla Commissione Europea che, nell’ambito della strategia Europa 2020, ha espresso la determinazione a rendere la fatturazione elettronica prevalente, nei prossimi anni, rispetto ai sistemi tradizionali che utilizzano il documento cartaceo. Le linee d’intervento sono rivolte, principalmente, a ridurre la complessità ed i costi d’accesso per le PMI, con l’obiettivo di superare il ritardo che esse accusano rispetto agli operatori di maggiori dimensioni. A fronte del 42% di grandi imprese, solo il 22% delle PMI europee utilizza la fatturazione elettronica rallentandone, significativamente, la diffusione di massa nelle relazioni commerciali. La migrazione dalla tradizionale fatturazione cartacea a tecnologie che permettano la dematerializzazione della gestione documentale è una tendenza già da tempo in atto nelle grandi imprese che vi hanno riconosciuto recuperi di efficienza consistenti.
Benefici e vantaggi della fattura elettronica
I vantaggi della fattura elettronica non sono circoscritti alle imprese di grandi dimensioni, né si limitano ai soli incrementi di produttività, seppure questi ne rappresentino la componente più evidente e più enfatizzata. Le fonti del valore che anche le PMI, per migliorare la propria competitività, possono acquisire con la migrazione alla fatturazione elettronica possono essere ricondotte, più ampiamente, a:
• Soddisfazione della clientela. La digitalizzazione dei processi di gestione e, in particolare, amministrativi incrementa la qualità e l’efficienza della relazione, favorendo sii l’acquisizione che la ritenzione della clientela. Ad esempio, può consentire l’avvio di relazioni di fornitura a grandi imprese che già hanno effettuato la migrazione e che richiedono tale requisito ai propri fornitori per la necessaria integrazione dei processi amministrativi. Analogamente, la fatturazione elettronica diviene condizione discriminante per le relazioni commerciali con le amministrazioni pubbliche che svolgono, in molti Paesi europei, un molo trainante per la sue diffusione, a seguito degli interventi normativi guidati dall’Unione Europea. L’efficienza e la qualità della relazione con i clienti registrano sensibili miglioramenti, inoltre, dalla riduzione degli errori e dalla facilità di accesso ai dati contabili, rese possibili dall’informatizzazione dei processi amministrativi;
• Riduzione dei costi amministrativi. Il passaggio alla fatturazione elettronica determina una sostanziale riduzione dei costi amministrativi dovuti, in particolare, al lavoro manuale, al consumo di materiali, all’invio ed alla conservazione della documentazione. Il recupero di efficienza è collegato al numero di documenti che i processi amministrativi devono gestire e si acquisiscono vantaggi significativi anche nelle PMI che hanno una clientela frammentata o che, per natura dell’attività economica esercitata, emettono o ricevono numerose fatture, anche se di importo unitariamente modesto. La completa digitalizzazione delle operazioni, riguardanti gli approvvigionamenti, la fatturazione ed i pagamenti, offre le più elevate opportunità di risparmio di costi, comprimendo contestualmente gli oneri per la prevenzione di perdite o frodi;
• Gestione incassi e pagamenti. La dematerializzazione dei processi amministrativi facilita la riduzione dei tempi dei cicli finanziari e, in particolare, degli incassi da clienti. Ha effetti positivi sul cash flow e contribuisce al contenimento delle perdite su crediti, con benefici apprezzabili sia per le grandi che per le piccole e medie imprese. Può costituire la pre-condizione per l’automazione dei servizi finanziari e agevolare l’accesso al credito alle PMI, riducendo gli oneri di finanziamento. La migrazione alla fatturazione elettronica può dare avvio ad ulteriori livelli di automazione nei processi amministrativi e finanziari nelle imprese di maggiori dimensioni che, successivamente, ne estendono il coinvolgimento alle PMI della loro rete di fornitura che possono avere accesso agli stessi benefici e opportunità;
• Produttività del personale. La digitalizzazione dei processi amministrativi è una leva per incrementare il rendimento del personale addetto poiché, sottraendolo da compiti manuali e ripetitivi, ne permette la riqualificazione e l’impiego in attività a più elevato valore aggiunto per l’impresa. Rappresenta un’opportunità particolarmente significativa nelle PMI che, a causa dei più stringenti vincoli di risorse, hanno minori possibilità di acquisire le competenze necessarie per aumentare il grado di professionalizzazione dell’impresa;
• Responsabilità sociale e ambientale. Il minor Consumo di risorse consente alle imprese di adottare comportamenti coerenti con le prassi di responsabilità sociale e tutela dell’ambiente che ne accrescono la reputazione e la legittimazione presso la collettività di riferimento. La più elevata generazione di valore, nel passaggio alla fatturazione elettronica, si ottiene dalla completa dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento. La compressione o la totale eliminazione delle operazioni a basso valore aggiunto tra cui, ad esempio, l’inserimento manuale nell’applicativo contabile dei dati di un documento, i controlli e le riconciliazioni, oppure la correzione delle non conformità, causate dalla digitazione manuale, consentono alla dematerializzazione della gestione documentale di ottenere risparmi che possono raggiungere fino al 60-80% rispetto alle corrispondenti operazioni manuali. Rilevante attualità assume, inoltre, il potenziale vantaggio di competitività ritraibile a livello di filiera dalla dematerializzazione della gestione documentale. In molti settori la filiera è articolata in numerose relazioni cliente-fornitore nel ciclo che parte dalla materia prima e si conclude con la distribuzione al cliente finale del prodotto finito. La lunghezza della filiera amplifica l’entità dei risparmi di costo che si possono ottenere con l’integrazione dei processi e la digitalizzazione della gestione documentale. I benefici a livello complessivo di filiera si tradurrebbero in un incremento di competitività per ogni impresa coinvolta nei confronti del proprio cliente.
L’innovazione, non solo dei sistemi informativi, ma anche manageriale, spinta dalle relazione commerciali, è dunque l’antecedente che promuove la progressiva attuazione di un percorso analogo a quello che ha condotto alla diffusione dei sistemi Erp nelle organizzazioni di medie dimensioni, dopo l’iniziale affermazione solo nelle grandi imprese. L’introduzione della fatturazione elettronica rappresenta un precursore di rapporti di cooperazione tra imprese che possono, successivamente, estendersi ad altri ambiti, ad esempio la progettazione o la pianificazione della produzione, o ad altre iniziative che promuovono l’integrazione di filiera, favorendo la competitività anche delle PMI e la loro capacità di sviluppare partnership con operatori di grandi dimensioni. Le fonti del valore del passaggio alla fatturazione elettronica sono, dunque, molteplici e l’entità dei benefici dipende dall’estensione della migrazione all’intero ciclo ordine-pagamento oppure alla limitazione solo ad una parte dei processi amministrativi. La criticità che gli incrementi di produttività e, più estesamente, i recuperi di efficienza hanno assunto per la competitività delle imprese, indipendentemente dalla dimensione e dal settore di appartenenza, lasciano ritenere la dematerializzazione della gestione documentale non una semplice opzione, bensì una tendenza in atto in cui i tempi di coinvolgimento delle PMI possono essere condizionati da fattori di contesto tra cui, ad esempio, l’evoluzione normativa e la filiera in cui operano.
