Sommario

Vantaggi di un ufficio collaborativo virtuale. 1

Crea il tuo ambiente collaborativo con ONLYOFFICE Workspace. 1

• Passando da documenti cartacei al lavoro sui file elettronici in tempo reale. 2
• Creando moduli di documenti standard compilabili da colleghi online. 2
• Mantenendo tutti i tuoi file in un unico posto sicuro e condiviso. 3
• Lavorando su progetti insieme. 3
• Raccogliendo i dati dei clienti nei database. 3
• Scambiando le e-mail con facilità. 4
• Comunicando con il tuo team online. 4

Se vuoi che il tuo team lavori insieme e raggiunga gli obiettivi in modo efficace, hai sicuramente bisogno di creare un ufficio online ossia uno spazio di lavoro collaborativo virtuale. In questo articolo, scopriremo i suoi principali vantaggi e come crearne uno utilizzando ONLYOFFICE per aumentare la produttività del tuo team.

Vantaggi di un ufficio collaborativo virtuale

Prima di tutto, analizziamo i principali vantaggi che uno spazio di lavoro collaborativo virtuale dovrebbe offrire:

• Maggiore produttività. I dipendenti hanno più probabilità di ottenere risultati migliori se lavorano in un ambiente collaborativo perché possono scambiare opinioni e generare idee molto più velocemente, il che di solito si traduce in un aumento della produttività.
• Efficienza in termini di costi. Uno spazio di lavoro collaborativo virtuale può aiutarti a ridurre i costi consentendoti di pagare meno per ciò di cui hai bisogno. Quando si collabora online, non è necessario di avere un ufficio grande. Tutto ciò di cui hai bisogno sono gli strumenti software giusti il cui costo è relativamente conveniente.
• Migliore comunicazione con i dipendenti. È più facile per i dipendenti conoscersi e stabilire un contatto personale se condividono lo stesso spazio di lavoro collaborativo.
• Facile scalabilità. Se la tua azienda cresce, puoi espandere facilmente il tuo spazio di lavoro collaborativo virtuale. Se le cose non vanno bene per te e devi licenziare i dipendenti, puoi ridurre facilmente il tuo ambiente collaborativo. È una questione di pochi clic.
• Risoluzione dei problemi in modo semplice. Quando professionisti con esperienza in diverse aree lavorano insieme in uno spazio di lavoro collaborativo virtuale, di solito creano soluzioni e affrontano le sfide più velocemente perché tutti possono dare un contributo.

Crea il tuo ambiente collaborativo con ONLYOFFICE Workspace

Creando uno spazio di lavoro collaborativo dove i dipendenti possano interagire online, è necessario optare per gli strumenti software giusti. Attualmente, il mercato dei programmi dedicati alla collaborazione offre tante opzioni diverse, comprese soluzioni ben note come Google Workspace e Microsoft 365. Nonostante la loro vasta funzionalità, questi strumenti non sono la scelta migliore per team e aziende preoccupati per la privacy dei dati. Un altro problema è il costo. Google non ha un piano gratuito e Microsoft aumenta costantemente i prezzi.

Se hai bisogno di un software affidabile per creare un ambiente collaborativo, provare ONLYOFFICE Workspace potrebbe essere una buona idea. Questa soluzione è probabilmente meno conosciuta dei suoi forti concorrenti di Google e Microsoft, ma offre lo stesso livello di funzionalità e caratteristiche di sicurezza più avanzate.

In poche parole, ONLYOFFICE Workspace è una soluzione collaborativa open source che viene fornita con una suite per ufficio online e una serie di applicazioni per una gestione efficiente del team e lavoro online. Tutti i componenti sono accessibili tramite un’unica interfaccia, quindi non è necessario passare da uno strumento all’altro per completare l’operazione.

ONLYOFFICE Workspace è una soluzione self-hosted, che implica il controllo totale sui tuoi dati. È disponibile anche la versione basata su cloud della soluzione che consente di non preoccuparsi di aggiornamenti e manutenzioni regolari.

Scopriamo come si crea un ufficio collaborativo online con ONLYOFFICE Workspace.

· Passando da documenti cartacei al lavoro sui file elettronici in tempo reale

ONLYOFFICE Workspace è dotato della propria suite per ufficio open source, ONLYOFFICE Docs, che ti consente di creare e modificare documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli personalizzabili e compilabili, visualizzare, convertire e modificare file PDF direttamente nel tuo browser web. Il pacchetto per ufficio offre un’interfaccia basata su barra multifunzione con schede, quindi gli utenti lo troveranno veramente comodo da usare.

La massima compatibilità con i formati OOXML consente di aprire e modificare qualsiasi file Word, Excel e PowerPoint in modo impeccabile. La suite supporta anche altri formati popolari.

Le funzioni collaborative offerte da ONLYOFFICE Docs sono impressionanti. Puoi condividere i documenti con altri utenti utilizzando diversi diritti di autorizzazione (ad esempio, accesso completo, sola lettura, commenti, revisioni, ecc.) e modificarli contemporaneamente in tempo reale in una delle due modalità di co-editing, Fast o Strict. Puoi anche tenere traccia e monitorare le modifiche apportate dai tuoi coautori, lasciare commenti per loro e comunicare nella chat integrata. Le funzionalità della cronologia delle versioni ti consentono di sfogliare tutte le versioni precedenti dei tuoi documenti e ripristinarle quando necessario.

· Creando moduli di documenti standard compilabili da colleghi online

Oltre a file generici, la suite per ufficio ONLYOFFICE ti consente anche di creare modelli online. I moduli di ONLYOFFICE si basano sui controlli dei contenuti di Microsoft Office e combinano la flessibilità dei moduli Adobe. Tuttavia, i moduli di ONLYOFFICE possono essere creati e compilati online nel tuo browser per poter elaborare diversi tipi di documenti, ad es. accordi di vendita, contratti legali, relazioni commerciali, moduli di ammissione, questionari, ecc. senza installare alcun software aggiuntivo.

Utilizzando campi compilabili di vari tipi, puoi creare moduli da zero o aprire documenti DOCX esistenti, modificarli in collaborazione con altri utenti in tempo reale. Puoi salvare un modulo con campi compilabili come file PDF. Il file PDF pronto all’uso può essere condiviso con altri in modo che possano aprirlo con qualsiasi editor PDF e compilare i campi necessari.

Inoltre, puoi salvare il modulo come file OFORM. Questo formato si apre in qualsiasi browser, quindi altri utenti possono compilare i campi online.

· Mantenendo tutti i tuoi file in un unico posto sicuro e condiviso

Con ONLYOFFICE Workspace, puoi creare un unico spazio di archiviazione file per tutti i tuoi documenti, fogli di calcolo, presentazioni, moduli, file PDF, immagini, file audio e video. Collega tutti i tuoi account al sistema di gestione dei documenti di ONLYOFFICE. Le opzioni disponibili includono Liferay, Nextcloud, ownCloud, OneDrive, kDrive e altri archivi di terze parti tramite WebDAV.

Se devi condividere un report, un libro elettronico, i calcoli o una presentazione, puoi scegliere tra diversi diritti di accesso:

• Accesso completo;
• Revisione;
• Commenti;
• Visualizzazione;
• Compilazione moduli (solo per moduli).

Naturalmente, puoi modificare l’autorizzazione di accesso concessa in qualsiasi momento e persino negare l’accesso se necessario. Se hai bisogno di condividere qualcosa con un utente esterno, puoi generare un link e inviarlo via email.

· Lavorando su progetti insieme

Con il modulo Progetti, puoi creare progetti individuali e di gruppo, nonché tenere traccia dei progressi compiuti. Per tenere tutto sotto controllo, puoi creare attività con sottoattività e milestone e assegnarle a utenti responsabili. Ogni attività ha uno stato, quindi puoi facilmente vedere cosa è stato fatto e cosa è in corso. I diagrammi di Gantt ti aiutano ad analizzare lo stato di avanzamento di ogni progetto.

Per la collaborazione interna, è consentito creare discussioni in cui tutti gli utenti possono scambiarsi liberamente idee e opinioni in tempo reale lasciando commenti.

· Raccogliendo i dati dei clienti nei database

Il modulo CRM integrato consente di creare, modificare database dei clienti e aggiungere informazioni sui tuoi clienti attuali e potenziali in tempo reale. Se hai bisogno di più lead, puoi incorporare un modulo speciale sul tuo sito web e tutti i dettagli di contatto verranno automaticamente aggiunti al tuo database.

Inoltre, puoi tenere traccia delle vendite, creare e inviare fatture direttamente dal modulo CRM dell’ecosistema. Lo strumento di generazione dei report ti consente di vedere se il tuo team raggiunga i resultati desiderati e di analizzare la vostra produttività.

· Scambiando le e-mail con facilità

In ONLYOFFICE Workspace, il modulo Posta, progettato per la gestione della posta, ti consente di:

• creare caselle di posta aziendali separate per tutti i tuoi colleghi,
• connettere servizi di terze parti, come Gmail,
• ordinare e filtrare le lettere,
• aggiungere tag,
• creare modelli.

Il modulo Posta è strettamente collegato ad altri moduli dell’ecosisitema, quindi puoi allegare documenti e contatti dei clienti ai tuoi messaggi in due clic.

· Comunicando con il tuo team online

La comunicazione è uno dei fattori importanti per una collaborazione efficace. Usando ONLYOFFICE Workspace, puoi comunicare con i tuoi compagni di squadra in diversi modi.

Durante la creazione condivisa di documenti in tempo reale, puoi lasciare commenti e scambiare messaggi con altri utenti tramite la chat integrata. Puoi anche aggiungere i plugin Telegram e Jitsi per effettuare chiamate audio e video senza dover uscire dagli editor ONLYOFFICE.

Conclusione

ONLYOFFICE Workspace è un ufficio online open source che viene fornito con tutti i componenti necessari per creare un ambiente collaborativo completamente funzionale, sia sul tuo server che nel cloud. Per le start up sono disponibili edizioni gratuite mentre le aziende più grandi possono optare per una versione commerciale con un periodo di prova gratuito. Prova ad implementare ONLYOFFICE Workspace localmente o iscriviti per la versione cloud per capire se soddisfa le esigenze del tuo team.