Gestire un ufficio stampa

Organizzare e gestire un ufficio stampa richiede competenza e professionalità affinché la realizzazione di comunicati stampa e la loro diffusione possa ottenere i risultati sperati: divulgazione di idee e progetti, promozione di eventi e iniziative o di prodotti. Lo staff di un ufficio stampa può essere gestito da giornalisti professionisti o pubblicisti oppure da redattori e personale specializzato nel settore di attività dell’ufficio stampa.

Scrivere e divulgare i cosiddetti comunicati stampa è soltanto una delle attività previste, ma allo stesso tempo ci sono tante altre attività fondamentali da gestire nel migliore dei modi: preparare la lista dei contatti e aggiornare la mailing list, raccogliere tutte le informazioni e le novità sull’evento o sul prodotto che si intende promuovere, mantenere i contatti con i media di riferimento, meglio se si è in grado di stabilire dei contatti direttamente con il personale che si occupa di promuovere la nostra iniziativa, utilizzare strumenti e nuove tecnologie che ci permettano di essere veloci, precisi, aggiornati ed efficienti.

La gestione di un ufficio stampa può avvenire internamente a un’azienda, a un ente o allo staff di organizzazione di un evento oppure può essere affidata esternamente, per esempio ad agenzie di comunicazione che fra le loro attività si occupano anche di uffici stampa.

Ma ora vediamo più nel dettaglio quali sono gli aspetti da tenere presente per gestire nel migliore dei modi un ufficio stampa.

Organizzazione dell’ufficio stampa

Anche se l’ufficio stampa può essere pertinente a diversi contesti (un’azienda, un evento, un’associazione ecc.) alcuni principi base per la sua organizzazione e la sua gestione presuppongono delle considerazioni generali valide per ogni ambito applicativo.

L’organizzazione di un ufficio stampa può essere interna all’azienda oppure la sua gestione può essere affidata a studi esterni specializzati in comunicazione o liberi professionisti come giornalisti o redattori con una specifica preparazione professionale ed esperienza nel settore. Per questo tale ambito offre anche varie opportunità di lavoro sia come dipendente sia come freelance.

Ci sono alcuni aspetti fondamentali da tenere sempre in considerazione per la gestione di un ufficio stampa:

• preparare un lista contatti il più esaustiva possibile delle testate giornalistiche, delle persone fisiche, degli uffici, degli enti, delle aziende ecc. a cui poter inoltrare il comunicato stampa e dato che l’attività di un ufficio stampa oggi per lo più si gestisce a livello informatico, tale lista contatti potrà essere creata nella nostra rubrica di contatti e-mail;
• documentarsi in modo approfondito sull’azienda, sull’argomento, sull’evento, sul prodotto che si vorranno promuovere con l’attività del nostro ufficio stampa affinché si possano fornire tutte le informazioni necessarie;
• preparare un programma di gestione dell’invio dei vari comunicati stampa che potrà essere aggiornato nel corso della nostra attività di ufficio stampa ma che fin dall’inizio sarà utile per fornirci un quadro generale completo di date e scaletta degli argomenti che si vorranno divulgare;
• nel caso della gestione di uffici stampa per la promozione di eventi valutare bene le date di invio dei nostri comunicati stampa a testate giornalistiche in quanto si dovrà valutare la periodicità di pubblicazione ovvero se si tratta di quotidiani, settimanali, mensili, bimestrali, se sono previsti numeri doppi di uscita come ad esempio a volte succede per le uscite di alcuni periodici che nel periodo estivo fanno uscire luglio-agosto in un unico numero; questa valutazione sarà fondamentale per evitare che il nostro comunicato possa arrivare in ritardo rispetto alle date di pubblicazione del periodico in questione.

Mailing list

La mailing list è la lista dei contatti a cui invieremo il nostro comunicato stampa. La preparazione di una mailing list completa, aggiornata e attendibile è sicuramente uno dei passi fondamentali affinché la nostra attività di ufficio stampa raggiunga gli obiettivi sperati.

La preparazione di una mailing list è una delle attività iniziali di un ufficio stampa, essa va preparata in base all’evento, al prodotto, all’azienda o all’associazione che promuoveremo nel nostro comunicato stampa.

La mailing list inoltre va sempre aggiornata e completata man mano di nomi e indicazioni più dettagliate; ad esempio all’inizio potremo avere l’e-mail e il numero di telefono del centralino o della segreteria della redazione, poi potremo riuscire ad avere il nome e cognome del caporedattore o del responsabile di settore pertanto inseriremo altre e-mail e numeri di telefono man mano che i nostri contatti si andranno a consolidare.

Diffondere un comunicato stampa alle redazioni

I principali media da prendere in considerazione per l’invio del comunicato stampa sono:

• agenzie di stampa
• quotidiani nazionali/regionali
• settimanali e mensili non specializzati (che hanno rubriche sull’argomento o che potrebbero essere interessati al tema)
• stampa specializzata (settimanali, mensili, bimestrali)
• radio (emittenti nazionali/locali)
• reti televisive nazionali/locali
• Internet (siti specialistici, blog…).

Strumenti di lavoro dell’ufficio stampa

Un tempo lo strumento principale più diffuso per l’invio del comunicato stampa era il fax (che oggi viene ancora usato in alcuni casi), mentre oggi la posta elettronica è lo strumento più diffuso per l’invio di comunicati stampa.

L’utilizzo di Internet e dei motori di ricerca è inoltre fondamentale anche per organizzare e gestire la nostra rubrica dei contatti: la ricerca per temi e parole-chiave ci permetterà ad esempio di trovare nuovi contatti possibili e di poter così gestire al meglio la nostra attività.

Gli strumenti principali di lavoro sono:

• computer
• collegamento a Internet
• posta elettronica
• fax
• telefono (fisso o cellulare per poter essere ricontattato direttamente)

Costruire un comunicato stampa

Come scrivere il comunicato stampa? Naturalmente i contenuti del comunicato stampa dipenderanno dal contesto in cui avverrà di fatto l’attività del nostro ufficio stampa, ma c’è un’impostazione e una struttura del comunicato stampa che possono essere considerate utili per ogni tipologia di comunicato.

Il comunicato è un breve testo che dovrà fornire al nostro destinatario le informazioni necessarie per poter conoscere e a sua volta divulgare le nostre notizie per questo è necessario prestare attenzione ad alcuni aspetti:

• il contenuto dovrà essere convincente e chiaro, dovrà inoltre anche incuriosire il destinatario nel voler divulgare la notizia che comunichiamo; oggi le redazioni ad esempio dei giornali sono invase da comunicati stampa per questo il nostro comunicato per farsi notare dovrà essere scritto nel migliore dei modi e con un taglio esaustivo;
• scrivere in uno stile chiaro e ortograficamente corretto; comunicati stampa scritti in un cattivo italiano sicuramente non sono un buon biglietto da visita e scoraggeranno il destinatario dal voler prendere in considerazione il nostro messaggio;
• organizzare il contenuto per blocchi; scrivere testi lunghi di seguito fa sì che non si catturi e focalizzi l’attenzione del lettore sugli aspetti principali del messaggio;
• curare l’aspetto grafico per quanto riguarda intestazione, margini, interlinea, corpo del testo che non dovrà essere troppo piccolo per non ostacolare la lettura e in una font leggibile e chiara; inserire eventuali loghi del prodotto, dell’evento o dell’azienda protagonista del nostro comunicato stampa;
• inserire nel comunicato stampa i nostri dati o quelli dello studio, dell’agenzia o dell’azienda per cui lavoriamo affinché il destinatario possa contattarci per richiedere maggiori informazioni;
• diversificare i comunicati stampa; spesso per velocizzare il lavoro e la tempistica si tende a scrivere un unico comunicato stampa per i diversi destinatari invece a favore dell’efficacia della nostra comunicazione sarebbe preferibile differenziare l’impostazione e la struttura del comunicato stampa mettendo in evidenza alcuni aspetti del messaggio rispetto ad altri;
• cercare di inviare il comunicato stampa al destinatario preciso e non a un destinatario generico; sarebbe infatti auspicabile, nel momento in cui si prepara la rubrica dei nostri contatti, individuare la persona fisica responsabile o comunque direttamente coinvolta nel tipo di messaggio che si divulga (ad esempio in alcuni casi può bastare inviare il comunicato stampa alla testata, alla redazione generale, all’azienda, in altri casi sarebbe preferibile individuare il nome del caporedattore, del responsabile di un dato reparto aziendale…)

Piano stampa operativo

Il piano stampa operativo è fondamentale per organizzare le varie fasi di lavoro di un ufficio stampa. I principali fattori e aspetti da tenere in considerazione sono:

• destinatari
  definire il target a cui ci si vorrà rivolgere con la nostra attività di ufficio stampa;
• argomenti
  definire e pianificare gli argomenti che tratteremo nei nostri comunicati stampa;
• testate giornalistiche
  individuare le testate giornalistiche a cui inviare i comunicati stampa;
• strumenti
  individuare e organizzare tutti i nostri strumenti per divulgare la nostra attività di ufficio stampa pertanto scrittura dei comunicati stampa, organizzazione di conferenze stampa e presentazioni, cartelle stampa;
• tempistica
  fissare delle scadenze entro le quali inviare i comunicati stampa;
• archiviazione
  gestire e occuparsi della rassegna stampa ovvero verificare e individuare i canali, le testate, i siti ecc. dove sono stati pubblicati i nostri comunicati stampa e archiviare i vari articoli che sono stati pubblicati ricordandosi per ogni articolo di indicare la fonte da cui è stato tratto l’articolo, il numero di pagina e la data di pubblicazione.

Siti internet da consultare

• Wuz: cultura e spettacolo
  Sezione del sito “Wuz, cultura e spettacolo” con un utile elenco piuttosto completo di testate giornalistiche, periodici e agenzie stampa in Italia a cui poter inviare il comunicato stampa.