Preventivo: cos’è, a cosa serve e come aiuta nella trattativa con i clienti

Il preventivo è qualcosa che talvolta viene considerato un mero atto di cortesia nei confronti del cliente, ma in realtà anche per le aziende stesse o i liberi professionisti riveste un ruolo fondamentale. 

Milena Talento
Classe 1985, una laurea in Filosofia e una passione per il web nata ai tempi dei convegni universitari su Merleau-Ponty e i neuroni specchio. Autodidatta dalla A alla Z, comprende le potenzialità lavorative ma soprattutto economiche delle emergenti professioni tecnologiche e decide di sfruttare le proprie abilità letterarie e logiche applicandole ad un ambito nuovo. Da qui si affaccia alla professione di copywriter che coltiva per diversi anni. Scrive per alcuni e-commerce emergenti (tra cui Dalani e Zalando), si appassiona alla programmazione dei siti web, ma soprattutto agli algoritmi di Google. Circa 10 anni fa apre una web agency con cui si occupa di comunicazione a 360°. Guidaconsumatore.com viene acquistato nel 2018, dopo anni passati a lavorare in redazione come copy e seo.
Milena Talento

Che cos'è e come aiuta la realizzazione di un preventivo?

Sapere come si fa un preventivo ben strutturato non solo può fornire un quadro dei costi e dei servizi offerti, ma rappresenta infatti un elemento cruciale per una trattativa efficace, in quanto trasmette fiducia, trasparenza e professionalità. 

Che cos’è nello specifico un preventivo

Il preventivo è un passaggio cruciale nella comunicazione tra il fornitore e il cliente, in quanto fa da ponte informativo tra le parti coinvolte. È una sorta di biglietto da visita, in cui vengono esposte tutte le informazioni fondamentali riguardanti il proprio lavoro. 

Per il fornitore, rappresenta non solo un modo per presentare i servizi offerti, ma anche un’opportunità per garantire chiarezza sui costi, prevenendo possibili problemi e fraintendimenti durante la fase di pagamento. 

D’altro canto, per il cliente il preventivo è uno strumento utile a fare una comparazione delle diverse offerte tra varie aziende e prendere così una decisione su quale rivolgersi, in base a chi risponde meglio alle proprie esigenze. 

È importante che chi stila questo documento, quindi, non tralasci niente e sia il più chiaro e preciso possibile. 

Anche di fronte a servizi che possono variare in corso d’opera, come ad esempio una ristrutturazione che è facilmente soggetta a imprevisti, risulta favorevole il prevederne il più possibile e riportarli nel preventivo, così da dare possibilità al cliente di comprendere quanto può essere ampia l’oscillazione di prezzo finale. 

Al suo interno, inoltre, è necessario riportare alcune informazioni fondamentali come i dettagli dei fornitori, la descrizione dei prodotti o servizi, i prezzi esatti o le stime, la data di validità e, se necessario, i tempi di lavorazione. 

Infine, può essere una buona soluzione quella di includere opzioni aggiuntive su cui il cliente può esprimere preferenze, così da personalizzare l’offerta il più possibile e renderla più appetibile. 

L’utilità del preventivo nella chiarezza dei propri servizi

Uno dei vantaggi più grandi dati dal preventivo è la chiarezza nell’esposizione dei propri servizi, in cui è bene scendere in dettagli il più possibile così da proporre al cliente la migliore offerta. 

È uno strumento che assicura una comunicazione trasparente, mettendo in luce le informazioni critiche come i dettagli del fornitore e del cliente, la descrizione dettagliata del prodotto o servizio offerto, nonché una stima accurata del costo associato. 

Non vi sono regole in merito al suo costo, ma è buona norma offrirlo gratuitamente proprio perché deve funzionare da biglietto da visita e non deve vincolare il cliente in nessun modo. 

La libertà di scelta e la disponibilità ad un primo confronto senza impegno è una qualità che viene estremamente apprezzata ed quindi è favorevole per il successo del nostro lavoro. 

In alternativa, se stilare un preventivo dettagliato comporta un lavoro che è necessario rimborsare o finanziare, il professionista può accordarsi in anticipo con il cliente per fornirgli un primo prospetto generico gratuitamente e un approfondimento di alcuni dettagli sotto compenso. 

Vista l’importanza di questo documento nel creare un legame tra azienda o professionista e cliente, è necessario prestare particolare attenzione ad ogni singolo dettaglio senza tralasciare niente. 

Per questo può essere a volte complesso elaborarne uno completamente nuovo, soprattutto qualora vi sia necessità di personalizzarlo: in ciò, vengono in aiuto i software gestionali.

Pensati per aiutare la totale gestione del lavoro amministrativo di un’azienda o a supporto di un libero professionista, questi utili strumenti possono rendere automatica ed estremamente semplificata anche la preparazione e l’invio di un preventivo, assicurando precisione e assenza di errori. 

Perché è importante fornire un preventivo esaustivo ai propri clienti

Un cliente che ha bisogno di svolgere un determinato lavoro, a meno che non conosca già un professionista a cui rivolgersi, ha necessità di valutare diverse alternative e comprendere quale si adatti meglio alle proprie esigenze. 

Questa valutazione viene fatta attraverso il preventivo. Ciò che i clienti non vogliono, infatti, è impegnarsi subito con qualcuno senza prima avere la certezza di potersi fidare. Proprio a questo bisogno di fiducia è importante appellarsi e rispondere. 

Offrire un prospetto chiaro ed esaustivo di tutti i servizi, compresi gli eventuali opzionali, è quindi fondamentale per riuscire ad emergere rispetto ai competitor. 

Bisogna tenere a mente che le persone non ci conoscono, non sanno quanto possono effettivamente fidarsi di noi e del nostro lavoro, è necessario perciò trovare qualcosa di utile per emergere e convincerle. 

Un preventivo che sia preciso, gratuito, senza impegno e completo non sarà perciò solo un modo per raccontare cosa facciamo, ma è anche uno strumento per trasmettere la nostra professionalità. 

È dal confronto tra i diversi preventivi che il cliente sceglierà il professionista che ritiene migliore per sé e, se si troverà bene, ci saranno in futuro più probabilità che questo resti fidelizzato. 

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