Come organizzare una festa: scegliere la location
Una delle prime domande che ci si può porre quando si vuole organizzare una festa è: dove posso organizzarla? Quale potrebbe essere il luogo, il locale o l’ambiente più adatto? La scelta della location è molto importante e dipende da tanti aspetti:
- numero degli invitati
quanti sono gli invitati? Certamente se gli invitati sono pochi la festa si può organizzare anche in casa, ma se invece si tratta di una festa con tanti inviti è necessario un ambiente più grande e accogliente - periodo
in che periodo dell’anno la voglio organizzare? Se si tratta di stagioni fredde come l’inverno certamente la soluzione è un ambiente al chiuso e adeguatamente riscaldato, mentre se si tratta di un periodo primaverile o estivo una festa all’aperto è sicuramente l’ideale per godere del sole, di spazi ampi per passeggiare od organizzare dei giochi e per rilassarsi e divertirsi - evento
che cosa si festeggia? Sicuramente questa è la domanda da cui parte tutto il resto. Si tratta di un compleanno, di un anniversario, della cerimonia della Prima Comunione o della Cresima, si vuole salutare un amico che ritorna o altri amici che partono, oppure si tratta di un addio al celibato e al nubilato o di una festa a sorpresa? In base al tipo di evento che si vuole festeggiare si può scegliere la location
Uno degli aspetti da tenere presente se si decide di organizzare la festa in un luogo pubblico è accertarsi che esso abbia l’agibilità ovvero che sia a norma per quanto riguarda la pubblica sicurezza e la prevenzione incendi.
Nel caso di una festa con tanti invitati in una grande location si devono prevedere anche altri aspetti quali la disponibilità di un parcheggio, un eventuale guardaroba all’ingresso del locale, la presenza di un bar/punto ristoro presso la location, la presenza e l’efficienza di servizi igienici a norma.
Il costo di una location può variare molto in base alle caratteristiche dell’ambiente e ai servizi offerti: si può ad esempio partire da circa 200/300 euro per un ambiente semplice e non molto grande ad una sala molto grande ed esclusiva con un costo di oltre 1500 euro.
In alternativa ci possiamo informare se nella nostra città e nel nostro quartiere ci siano sale di associazioni, pro loco o sale parrocchiali che vengono concesse anche per organizzare feste e spesso in questi casi è prevista una piccola offerta come contributo spese.
Fare gli inviti
Come invitare tutti gli amici e parenti che abbiamo in mente di chiamare alla nostra festa? Beh anche questa decisione può dipendere dal numero degli invitati. Se ad esempio gli invitati previsti sono tanti al posto di contattare uno ad uno telefonicamente si può optare per inviare degli inviti. Sicuramente i biglietti di invito per una festa sono un’idea molto carina anche perché se ben realizzati possono rimanere un ricordo di questo evento.
Per farli originali e personalizzati li possiamo creare noi stessi a mano o al computer con un semplice programma di word processing oppure, per i più creativi, con programmi di grafica. L’invito può essere arricchito con disegni oppure con le foto del festeggiato, in tal caso ci si può rivolgere anche a un fotografo in quanto i laboratori fotografici offrono pure servizi quali stampa di biglietti ed inviti personalizzati con foto e frasi adatte all’occasione.
Gli inviti vanno spediti almeno una quindicina di giorni prima, inutile dire che per feste molto più formali ed eleganti, per esempio un matrimonio, gli inviti è buona norma consegnarli a mano almeno 1 mese e mezzo prima. Per le feste più informali si possono anche creare degli inviti al computer e spedirli per e-mail per velocizzare i tempi di consegna e ridurre le spese postali.
Musica e SIAE
La musica è certamente uno degli elementi caratteristiche di tante feste perché permette agli invitati, sia grandi sia piccoli, di ballare, di organizzare divertenti balli di gruppo e gare di karaoke. Una musica di sottofondo è l’ideale anche per creare un’atmosfera piacevole.
Nel caso quindi si decidesse di mettere della musica o addirittura di suonarla dal vivo chiamando alla festa un gruppo musicale o un dj è necessario sapere che bisogna informarsi presso la Siae (Società Italiana Autori & Editori) se siamo tenuti a pagare i cosiddetti diritti d’autore per la musica che ad esempio un gruppo musicale suona alla festa di un matrimonio o di un compleanno.
In genere il prezzo da pagare alla Siae varia in base al numero degli invitati: maggiore è il numero degli invitati più alto è il costo da dover pagare come diritti d’autore.
Se si decide di chiamare un dj o un gruppo musicale è bene scegliere coloro che siano più adatti al tipo di festa che stiamo organizzando. Per questo è bene farsi dare il loro repertorio per capire che genere di musica trattano; se ad esempio preferite una festa animata, con adulti e bambini, e ballare balli di gruppo è inutile chiamare un dj specializzato in musica di tendenza.
Per quanto riguarda i prezzi per un dj o un gruppo musicale essi variano molto a seconda anche del tipo di esperienza e pertanto è bene farsi fare un preventivo per non avere poi al momento del pagamento spiacevoli sorprese.
Da mangiare e da bere
Ad una festa certamente non possono mancare tante stuzzicanti cose da mangiare o da bere. A seconda del tipo di festa e del numero di invitati si può decidere se preparare tutti da soli magari con l’aiuto di parenti e amici, o se affidarsi magari a un servizio di catering.
È bene informarsi così chi siano i ristoranti che nella nostra città organizzino anche servizi di catering, valutare i tipi di menu proposti per la nostra specifica occasione e farsi fare un preventivo personalizzato per poi così valutare avendo tutte le informazioni a nostra disposizione.
Se si opta per un servizio di catering, dato che i nostri invitati sono davvero tanti, è bene richiedere al ristoratore anche se è possibile avere del personale per la disposizione e la preparazione dei tavoli e dei vassoi con le varie portate.
Scegliere gli addobbi per la festa
Non c’è festa senza colore e fantasia, per questo anche gli addobbi hanno la loro importanza. In particolare se la location dove organizziamo la nostra festa è un po’ vuota e povera sicuramente degli addobbi colorati e fantasiosi aiuteranno a creare un’atmosfera più vivace e divertente.
Per addobbi si intende palloncini, striscioni con scritte a seconda dell’occasione quindi con “Buon compleanno” o “Buon anniversario” o “Ben arrivato” se si tratta di un Battesimo, si possono addobbare pareti, soffitti o finestre.
Anche i tavoli possono essere addobbati con segnaposti, oppure con colorati cartoncini che indicano i nomi delle vivande. In alcuni casi si può scegliere anche di mettere attaccate alle pareti le foto del festeggiato o dei festeggiati, ad esempio nel caso di un compleanno le foto da piccolo fino ad arrivare all’età adulto, nel caso di anniversari, le foto della coppia e ogni foto potrà essere accompagnata da commenti personali, auguri o frasi simpatiche e divertenti. Più gli addobbi saranno personalizzati maggiore sarà il successo che riceveranno!
Per comprare tutto l’occorrente per gli addobbi ci si può recare in cartoleria, nei supermercati o nei negozi specializzati per la vendita di addobbi per feste dove la scelta sarà sicuramente vasta.
Animazione per la festa
C’è chi preferisce non chiamare animatori alla propria festa perché ha già delle doti organizzative per giochi e intrattenimenti o perché pensa che tra gli invitati ci sia già chi è più predisposto a farlo oppure perché pensa che già ci sarà così tanta confusione che non ci sia bisogno di chi animi la festa.
Al contrario c’è anche chi invece preferisce contattare animatori in particolare per le feste di bambini e in tal caso si tratta di animatori vestiti in abiti colorati o da clown che organizzano e coinvolgono i bambini in varie attività, regalano gadget, gonfiano palloncini con tante forme diverse.
Per trovare animatori ci si può rivolgere anche ai negozi specializzati nella vendita di oggetti e decori per le feste, in genere ci offrono una lista di nominativi referenziati tra cui scegliere l’animatore che fa al caso nostro.
Come organizzare una festa a sorpresa
La festa a sorpresa è una delle feste più originali che si possano organizzare anche se rispetto alle altre potrebbe richiedere un’organizzazione più accurata e l’aiuto di parenti e amici. Nel caso di una festa a sorpresa il festeggiato verrà condotto nella location della festa con una bugia per non guastare fino all’ultimo la sua sorpresa.
Naturalmente la location dovrà essere preparata prima, così come tutti gli altri aspetti quali il da mangiare, il da bere, la musica, gli addobbi. Inutile dire che tutti gli invitati dovranno arrivare alla location prima del festeggiato di modo che quando costui entra tutti lo possano accogliere in allegria.
Per non guastare la festa è bene prestare attenzione ad alcuni accorgimenti affinché il festeggiato non si insospettisca: far parcheggiare le auto un po’ più lontano dalla location, far stare in silenzio gli inviati nel momento in cui lui si avvicina all’ingresso del locale, nei giorni precedenti calcolare bene i tempi e gli orari per chiamare amici e parenti per invitarli alla festa…
Come organizzare una festa con internet
- Farefesta
Guida
all’organizzazione di feste di ogni tipo: feste per bambini, Battesimi, Comunioni, Cresime, compleanni, feste di laurea, matrimoni, anniversari, feste aziendali. - Filastrocche
Sito ricco di spunti e idee originali dove poter trovare canzoni, giochi, indovinelli, passatempi e scioglilingua da fare durante le feste organizzate per i bambini. Una sezione del sito è dedicata alle feste e qui potrai scaricare inviti, biglietti di auguri, segnaposti, menu, cappellini, coccarde e tanto altro da stampare, colorare e completare con i dati del festeggiato. - Siae
Sito della Siae (Società Italiana Autori ed Editori) dove reperire informazioni, contatti e novità sui diritti d’autore anche per quanto riguarda i diritti in materia musicale per feste e cerimonie in cui si utilizzi musica d’autore.
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ciao a tutti, mentre giravo per internet ho trovato questo link www villacastelbarco.com/ che parla di un posto fantastico, dove si fanno diversi eventi, mostre,matrimoni,
Convegni, seminari, cene augurali, start up, show room, celebrazioni, kick off, anniversari aziendali, lanci di prodotto, team building, incentive meeting ed eventi b2b e b2c.
Date un occhiata, e molto interessante.
nn cè nulla per addobbi di tavola per un anniversario?intendo foto
Ciao a tutti, che carina questa mini guida, ho seguito alcuni dei consigli e ho usato il portale di FareFesta consigliato alla fine dell’articolo per approfondire. Ne è venuta fuori una festa mitica in un posto bellissimo. GIn parte lo devo anche a voi!