Dal Marcatempo al Cloud: l’evoluzione della rilevazione presenze

È curioso notare quanti modi di dire nati durante la rivoluzione industriale risultino ancora oggi molto utilizzati nonostante l’innovazione tecnologica abbia reso obsoleti gli strumenti e le tecniche da cui hanno avuto origine. Ad esempio, nel gergo colloquiale, troviamo ancora oggi l’uso della locuzione “non devo mica timbrare il cartellino!” per indicare l’assenza di un obbligo legato al tempo.

Software e dispositivi di rilevazione delle presenze di Peoplelink

È curioso notare quanti modi di dire nati durante la rivoluzione industriale risultino ancora oggi molto utilizzati nonostante l’innovazione tecnologica abbia reso obsoleti gli strumenti e le tecniche da cui hanno avuto origine. Ad esempio, nel gergo colloquiale, troviamo ancora oggi l’uso della locuzione “non devo mica timbrare il cartellino!” per indicare l’assenza di un obbligo legato al tempo.

La sua nascita risale all’invenzione del “marcatempo”, un sistema di timbratura diffusosi ben oltre 100 anni fa nei luoghi di lavoro ed usato per indicare l’inizio e la fine dell’attività lavorativa degli operai.

Dobbiamo a tre progettisti l’invenzione di tecnologie differenti. Il primo in ordine cronologico fu William Bundy nel 1889 che, associando il metodo della macchina da scrivere ad un sistema ad orologeria, ottenne la scrittura dell’orario di ciascun dipendente, tramite l’inserimento di un codice personale abbinato.

Alexander Dey nel 1893 invece si avvalse del braccio meccanico di una ruota che azionato dal dipendente, insieme al numero correlato, provvedeva a registrare accessi ed esodi.

Ma ai primi del ‘900, prese piede rapidamente un sistema che semplificò il processo: Daniel M. Cooper pensò ad un dispositivo dotato di orologio attraverso cui veniva fatto passare il cartellino e stampato l’orario di ogni singolo dipendente. Se inizialmente i tre misero in vendita le loro tecnologie separatamente, in seguito unirono le loro forze.  Si posero le basi quindi, intorno agli anni ‘20, della compagnia che prese il nome di IBM, e che proseguì fino agli anni ‘60 nell’ambito della rilevazione presenze per poi concentrare la ricerca sui primi calcolatori, veri pionieri della successiva era dei computer.

Da allora, il sistema di timbratura si perfezionò e si diffuse tanto da venire inserito nel settore privato il consenso all’impiego di “apparecchiature di controllo” nello Statuto dei lavoratori anche in Italia negli anni 70. Nel 1995 venne introdotto da una legge finanziaria l’obbligo di “forme di controllo obiettive e automatizzate” per gli orari di lavoro dei dipendenti pubblici, mentre dal 2008 in poi le pubbliche amministrazioni sono obbligate ad adottare sistemi automatici di rilevazione presenze, con la finalità di erogare compensi per il lavoro straordinario.

Dall’inizio del secondo millennio il metodo di timbratura ha subito una radicale trasformazione grazie ad uno sviluppo tecnologico innovativo che, con la digitalizzazione, ha consentito lo sviluppo di soluzioni nuove, funzionali e più precise, fino ad arrivare al cosiddetto “badge”, una tessera dotata di banda magnetica o chip che permette di registrare dati e orari del dipendente.

I dispositivi di rilevazione presenze

Esistono dispositivi per la timbratura virtuale sempre più efficienti ed avanzati: apparecchiature per il controllo accessi in grado di rilevare qualsiasi movimento, fino ai software che permettono di accedere, in tempo reale, ad informazioni dettagliate sui singoli dipendenti (come eventuali ritardi, assenze, permessi, etc.), sui buoni pasto, sulle performance di vendita e così via.

Gestione amministrativa e HR sono rese molto più fluide dalla timbratura virtuale: tutti i passaggi che un tempo venivano effettuati dal personale sono oggi effettuati autonomamente dal programma, grazie ai dati costantemente aggiornati e salvate in rete.

La rilevazione delle presenze non avviene solamente oggi nei luoghi di lavoro, ma è ormai diffusa in tutte quelle circostanze di flusso di pubblico, come strutture scolastiche, palestre, associazioni, locali, eventi, in cui vengano ritenuti necessari la certificazione delle presenze o un controllo più rigoroso dell’accesso.

Il futuro è probabilmente la strada della biometria. L’utilizzo del riconoscimento facciale, dell’iride o tramite impronte digitali potrebbe rappresentare una valida soluzione al problema della timbratura delegata a colleghi in caso di assenza dal luogo di lavoro.

Ma come sempre talvolta la realtà riesce a superare l’immaginazione. Dalla scorsa estate un’azienda del Wisconsin ha fatto installare un microchip sotto la cute di 50 volontari degli 80 dipendenti.

L’inserimento tra indice e pollice, tramite una siringa, consente al dipendente di segnalare la propria presenza in azienda, di acquistare bibite e snack dai distributori automatici, con addebito in busta paga, di fare fotocopie, di accedere ai computer senza inserire codici, di accedere all’area parcheggio ed alcune altre utili funzioni.

Il sistema sembra non ledere la privacy, in quanto il microchip non contiene GPS, e il piccolo dispositivo può essere rimosso con facilità come una scheggia di legno.

Ma per tornare a problematiche maggiormente legate alla nostra quotidianità: come può funzionare la rilevazione presenze per i lavoratori fuori sede, come chi opera in cantieri o ha un contratto di smartworking?

Semplice, tramite l’utilizzo di App da installare su smartphone o tablet del collaboratore.

Con la Geolocalizzazione oppure con la lettura di un Tag NFC o di un QR-Code viene automaticamente segnalata dal dipendente la propria posizione, compilato il foglio delle attività e delle ore impiegate, e tutti i dati vengono trasmessi al sistema che li elabora e li associa a clienti e commesse.

Peoplelink e la rilevazione presenze

Nel panorama attuale delle numerose aziende che si occupano di soluzioni innovative nel campo della rilevazione presenze e gestione HR, Peoplelink è certamente un riferimento consolidato per il “confezionamento su misura” di software calibrati sulle esigenze della singola organizzazione, piccola, media o grande che sia, tali da cambiare e migliorare le modalità e le attività di tutti i processi aziendali.

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