Come usare Google Drive

Sicuramente avrete già sentito parlare di Google Drive, ma chi sa esattamente come funziona? Eccovi allora tutte le risposte del caso su questo pratico servizio di cloud storage previsto per la suite Office; come usare Google Drive, quanto costa e come funziona la condivisione dei documenti.

Come usare Google Drive

Come usare Google Drive

Condividere i file è un’operazione antica che, nel tempo, si è evoluta seguendo l’innovazione informatica. Pensiamo per esempio ai floppy disk prima e ai CD poi; questi supporti servivano per condividere file da un computer a un altro in modo semplice e veloce. Oggi, la situazione è ancora più facile da gestire; basta avere a portata di mano una buona connessione e il gioco è fatto.

Oggi è possibile scegliere tra una varietà di piattaforme che mettono a disposizione dei propri utenti un servizio cloud per archiviare file e documenti e Google non poteva certo tirarsi indietro. Anzi, ha creato una propria piattaforma che mette a disposizione un servizio di cloud storage e l’ha chiamata Google Drive.

Il progetto è giovane, è stato presentato nel 2012 e da allora ha avuto molto successo grazie alla sua praticità e facilità di utilizzo. Per chi non è pratico del mestiere e non ha ancora capito esattamente che cosa sia Goole Drive, facciamo un esempio pratico: immaginatevi un grande hard disk che contiene tutti i vostri file. In questo spazio potrete aprirli ogni volta che ne avete bisogno e non solo dal vostro computer, ma anche da altri dispositivi e ovunque vi troviate.

Per accedere al servizio, ovviamente, dovrete disporre di un account Google. Una volta che vi sarete autenticati, potrete accedere a tutti i vostri file, scaricarli ovunque siete e condividerli con altre persone a seconda delle vostre necessità. Se usate questo strumento per lavoro, potete anche modificare i file in tempo reale seguendo la collaborazione di altre persone.

Ogni utente ha a disposizione 15 GB per la condivisione dei propri file e documenti, che possono essere usati senza alcun limite se non quello che riguarda il peso di ogni file che viene caricato. Il peso non deve superare i 5 TB. Se invece Google Drive viene utilizzato in campo professionale o all’interno di un contesto scolastico, il limite massimo è di 30 GB.

Se avete bisogno di più spazio è possibile acquistarlo, all’interno di un piano messo a punto da Google che contiene diverse tariffe. Si spazia da circa 2 dollari al mese per 100 GB fino ai 10 dollari mensili per uno spazio pari a 1 TB. In casi massimi si può arrivare anche a spendere circa 300 dollari per avere a disposizione 30 TB di spazio.

Google Drive permette di salvare i file su server in remoto, ma permette anche a tutti gli utenti iscritti di condividere file, in modo da rendere più agevoli le collaborazioni sullo stesso foglio di lavoro. Qualsiasi documento può essere caricato e condiviso con una o più persone che, a loro volta, potranno visualizzare il file, scaricarlo e modificarlo su autorizzazione del proprietario.

Google Drive mette a disposizione di tutti gli utenti un pacchetto che contiene tutti gli strumenti di editing necessari per modificare i file, come Microsoft Office, LibreOffice e OpenOffice. In questo modo uno o più utenti potranno collegarsi per visualizzare lo stesso file, modificarlo e visualizzare anche in tempo reale, aspetto molto comodo, le modifiche apportate dagli altri. Il servizio mette anche a disposizione una chat per coordinare comodamente i lavori di gruppo.

Google Drive è stato progettato per integrarsi alla perfezione con la piattaforma Android e con Chrome OS. Il servizio si collega direttamente con l’account di Google e questo rende possibile accedere ai file su server in remoto e sincronizzare eventuali backup con lo smartphone e il tablet.

Il servizio di Google Drive funziona molto bene anche con iPhone e con tutti i dispositivi che si basano sul sistema operativo iOS, mentre non c’è ancora piena compatibilità con Windows Phone. Se si decide di usare Google Drive mediante applicazione è possibile usare il touchscreen con la stessa funzionalità che offre l’interfaccia desktop, pur mancando i classici input del mouse e della tastiera.

L’applicazione si può scaricare in modo gratuito direttamente da Google Play di Android e dall’Apple Store. I contenuti si sincronizzano in modo automatico tramite server remoto e, mediante l’avvio delle applicazioni di Chrome, è possibile inserire i pulsanti di Google Drive direttamente nella barra che gestisce le applicazioni.

Come editare un documento con Google Drive

Oltre a salvare i documenti con Google Drive è anche possibile editare i diversi file. Per procedere con l’editing di un file è necessario cliccare prima sul file da aprire, oppure crearne direttamente uno nuovo, cliccando su “nuovo” direttamente dal menu che compare sulla parte sinistra dell’interfaccia.

Se invece utilizzate Google Drive da smartphone o dal tablet, queste funzioni sono separate dall’applicazione principale di Drive; Google ha infatti separato le tre sezioni, rispettivamente dedicate ai Documenti, ai Fogli e alle Presentazioni. È anche possibile creare moduli da compilare, gestire disegni vettoriali e creare mappe personalizzate per gli utenti.

Google Drive Work 

Per chi ha la necessità di utilizzare questi servizio per lavoro, Google ha pensato a Google Drive Work, un sistema con spazio illimitato che permette di salvare i file e mette a disposizione degli utenti un efficace sistema di reporting. L’obiettivo di questo servizio è quello di diffondere l’utilizzo di questa piattaforma all’interno di contesti lavorativi per gestire i documenti in totale sicurezza grazie all’impiego della moderna crittografia utile sia per trasferire i data center, sia per le trasmissioni tra diversi server.

Il costo del servizio è di 8 euro mensili per ogni account e tutte le aziende che sono interessate a scoprire le funzionalità di questo servizio possono richiedere una prova gratuita di 30 giorni. Esistono molti formati compatibili con Google Drive e la lista viene aggiornata di continuo. Attualmente i formati certamente compatibili sono:

 

  • Formati (Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli
  • immagini (JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP, RAW),
  • video (WebM, MPEG4, 3GPP, MOV, AVI, MPEG-PS, WMV, FLV, OGG, MTS);
  • audio (MP3, MPEG, WAV, OGG);
  • testo (TXT);
  • markup e codice (CSS, HTML, PHP, C, CPP, H, HPP, JS)M
  • Microsoft Word (DOC, DOCX);
  • Microsoft Excel (XLS, XLSX);
  • Microsoft PowerPoint (PPT, PPTX)M
  • Adobe (PDF);
  • Adobe Illustrator (AI);
  • Adobe Photoshop (PSD);
  • Apple Pages (PAGES);
  • Autodesk AutoCad (DXF):
  • Scalable Vector Graphics (SVG);
  • PostScript (EPS, PS);
  • Font (TTF);
  • XML Paper Specification (XPS);
  • archivi (ZIP, RAR, TAR, GZIP)

Office e Google Drive

Per molto tempo Google Drive è stato considerato dai più l’anti-Office, dal momento che sin da subito si è palesata la possibilità che Google Drive potesse rimpiazzare la suite di Office. Questo, però, non è accaduto e la sfida contro Office tutt’oggi è ancora aperta, con l’unica differenza, forse, che Google Drive si appoggia al cloud come elemento principale della produttività del servizio.

L’editing online, invece, è stato un cambiamento di rotta molto forte e si è rivelato si da subito molto comodo per gli utenti. Per modificare un file non serve possederlo in concreto e, soprattutto nel caso dei documenti condivisi, i documenti non hanno una proprietà esclusiva.

La privacy con Google Drive

Quando si parla di servizi cloud è normale porsi qualche domanda in merito a privacy e sicurezza. I file vengono trasferiti verso un server remoto e sono costantemente salvati on line ma sono protetti grazie a un sistema di verifica che obbliga l’inserimento della password per accedere ai documenti.

In ogni caso, lo stesso Google raccomanda alcuni comportamenti fondamentali per proteggere ulteriormente la propria privacy e la sicurezza dei documenti condivisi on line. La prima indicazione fondamentale è quella di non installare un client su pc pubblici, o comunque presso una postazione utilizzata anche da altre persone.

La seconda è quella di verificare con una certa cadenza tutte le opzioni di condivisione dei file; è importante, in particolare, controllare sempre che l’accesso ai file sia abilitato solo ed esclusivamente per chi ne possiede l’autorizzazione.

I vantaggi di Google Drive

Il servizio offerto da Google Drive ha certamente diversi vantaggi. Se avete deciso di utilizzarlo, o quantomeno di provarlo per verificarne le potenzialità, vi riassumiamo quali sono i suoi punti di maggiore forza.

È gratuito

A meno che, come vi abbiamo spiegato prima, non abbiate bisogno di grande spazio d’archivio, potete conservare una buona mole di file di archivio senza pagare nulla.

È semplice da utilizzare

Tutte le opzioni del servizio di Google Drive sono semplici da utilizzare e, anche qualora ci sia qualcosa che non capite nell’immediato, il servizio è molto intuitivo

Mette a disposizione un vero e proprio archivio

Di fatti, Google Drive sostituisce persino il classico hard disk. Lo spazio disponibile può essere organizzato con un sistema di cartelle e ciascuna di queste può essere facilmente distinta da un colore. 

È un servizio sincronizzato

Con l’applicazione di Google Drive è possibile sincronizzare la cartella sul pc; tutto quello che si fa sul computer appare anche sullo smrtphone o sul tablet o così via.

È integrato con gli altri prodotti offerti da Google

Tutti i servizi che Google offre, compreso Google Drive, collaborano alla perfezione. Questo significa che un documento, per esempio, può essere facilmente essere allegato a Gmail



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