Fatture e software fatturazione: tutto quello che c’è da sapere

Tra le questioni burocratiche che ci si trova ad affrontare quando si gestisce un’attività in proprio o si lavora in regime di libera professione, copre un posto di rilievo la fatturazione, ovvero, l’emissione della fattura fiscale da parte di colui che ha erogato una prestazione di servizi o venduto un bene. Le nozioni e i concetti da conoscere sono davvero molti e non tutti di immediata comprensione, perciò, ecco una panoramica esaustiva per imparare a gestire la fatturazione della propria attività professionale.

Fattura: chi, cosa e come

Per chi fosse completamente a digiuno della materia, qui di seguito si riporta la definizione di fattura, cioè quel documento fiscale redatto per comprovare l’avvenuta prestazione di servizi o cessione di beni, che dà diritto a riscuoterne il prezzo. Colui che emette la fattura è il venditore o il professionista, titolare di partita IVA. Alla domanda su chi sia tenuto ad emettere fattura, la risposta è tutti i lavoratori indipendenti, titolari di partita IVA, che concedono beni o servizi in cambio di denaro.

software fatturazione

Chi non è obbligato a emettere fattura

Alla regola sopracitata sono collegate delle eccezioni; se il cliente non richiede la fatturazione, alcune categorie di venditori possono non emettere fattura, ma sono tenuti comunque a redigere altre tipologie di documento, come lo scontrino e la ricevuta fiscale. Sono esonerati dall’obbligo di emissione di fatture: i commercianti al dettaglio, gli autotrasportatori di persone, gli agricoltori che vendono prodotti propri, i somministratori di bevande e alimenti al pubblico, le prestazioni alberghiere, gli ambulanti, coloro che prestano servizio a domicilio e i servizi di transito in autostrada.

Cosa contiene la fattura

Quando si parla di emettere fattura, occorre ricordare che questo documento deve essere riprodotto in due esemplari; l’originale deve essere fatta pervenire al cliente, la copia resta in mano all’emittente e deve essere conservata per un periodo minimo di 10 anni. Vediamo ora, cosa deve contenere la fattura:

  • Data di emissione e numero progressivo, il quale deve ripartire da 1 ogni inizio d’anno
  • Dati identificativi del venditore/professionista: nominativo o ragione sociale, indirizzo, numero di partita IVA, codice fiscale e iscrizione al registro delle imprese
  • Dati identificativi del cliente: nominativo o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo
  • Tipologia di pagamento
  • Estremi dei documenti di trasporto, in caso di fattura differita: data e numero progressivo del DDT
  • Specificazione dei beni/servizi ceduti: natura, prezzo e qualità
  • Prezzo unitario e complessivo dei beni/servizi
  • Sconti eventuali
  • Aliquota e ammontare dell’IVA
  • Totale della fattura: importo totale a debito del cliente

Tipologie di fattura

Fattura è un termine generico che comprende in realtà diverse tipologie e forme. Questi tipi di fattura sono: D.D.T., fattura immediata, fattura differita, fattura accompagnatoria, nota di accredito e di addebito, fattura pro-forma, parcella e avviso di parcella.

D.D.T.

In caso di compravendita di beni, la fattura si emette al momento dell’esecuzione del contratto di vendita, ma talvolta essa viene emessa dopo la consegna della merce. In questo caso, la normativa prevede che tale fattura sia preceduta dall’emissione di un documento di trasporto, abbreviato in D.D.T. Si tratta del documento che accompagna la merce durante il trasporto; la sua applicazione è stata introdotta con il D.P.R. 14/08/1996 n. 472. Dopo la sua introduzione, questo documento ha iniziato a sostituire, in molti casi, la tradizionale bolla di accompagnamento. Il DDT deve contenere:

  • Data di emissione e numero progressivo
  • Dati identificativi del venditore
  • Dati identificativi del compratore
  • Quantità, natura e qualità della merce trasportata
  • Indicazione della ditta incaricata del trasporto
  • Data effettiva della consegna della merce, in caso sia successiva a quella del DDT

La causale del trasporto va specificata solo se diversa da “vendita”, ossia, se si tratta di conto riparazione, conto lavorazione o categorie analoghe. Trattandosi di fatture, i DDT devono essere riprodotti in duplice esemplare e sono ammesse anche copie supplementari, in caso la ditta ne avesse bisogno per questioni organizzative. Non è obbligatoria la firma per coloro che ritirano la merce, ma questa pratica è caldamente consigliata per risolvere eventuali contenziosi tra le parti o in caso di cause legali.

La fattura immediata

La fattura immediata viene emessa e spedita al cliente, anche per via elettronica, nel giorno stesso dell’avvenuta vendita o della prestazione del servizio. Nel caso dei beni, essi non hanno bisogno del documento di trasporto per essere consegnati al compratore.

La fattura accompagnatoria

Come si evince dal nome, la fattura accompagnatoria, al pari del DDT, accompagna le merci durante il trasporto; essa contiene sia gli elementi propri della fattura, che i dati sul trasporto.

Nota di accredito e nota di addebito

La nota di accredito serve al venditore per stornare gli importi già fatturati a un cliente, in caso di resi di merce, errori sui prezzi e così via; si tratta di un documento di rettifica. La nota di addebito è un documento che serve al venditore per integrare importi precedentemente inseriti in fattura; per esempio, questa nota si emette in caso un prezzo sia inferiore rispetto a quello concordato.

Fattura Pro-forma

Poco usata e priva di valore fiscale, la pro-forma è una sorta di anticipazione della fattura vera e propria; solitamente si emette in caso di transazioni con l’estero, per fare ottenere al cliente delle aperture di credito presso le banche.

Parcella e avviso di parcella

La parcella è la forma di fattura emessa dai liberi professionisti e dagli studi professionali. Si tratta del documento che riporta le spese e le competenze relative a una prestazione di carattere professionale; la parcella viene emessa al momento dell’effettivo pagamento del corrispettivo pattuito con il cliente. L’avviso di parcella, invece, serve solo a informare il cliente sull’entità del compenso da pagare, perciò non ha valore fiscale.

La normativa

La fatturazione è rigidamente regolamentata da un corpus di norme, che vengono modificate periodicamente. Chi è tenuto a fatturare dovrebbe sempre essere aggiornato sulla normativa di riferimento, affidandosi anche al proprio commercialista, che per lavoro, dovrebbe aggiornarsi costantemente sulle novità del settore fiscale.

La registrazione della fattura

Ogni fattura emessa deve essere annotata nell’apposito registro, rispettando le dovute scadenze. Per le fatture immediate, il limite di tempo è fissato a 15 giorni dopo la data di emissione; per le differite, il tempo massimo corrisponde al termine dell’emissione della fattura stessa. In questo caso, una fattura emessa il 4 luglio e relativa a un bene spedito il 28 giugno, deve essere registrata entro il 19 luglio. Come in questo esempio, in cui il mese di consegna e di emissione con corrisponde, il calcolo dell’IVA a debito deve far riferimento alla data di spedizione e/o consegna della merce, non a quella di registrazione nel relativo elenco.

Le fatture devono essere registrate in ordine cronologico e la dicitura deve riportare: la data di emissione, il numero progressivo, il nominativo o la ragione sociale del cliente, l’imponibile distinto per aliquota, l’IVA distinta per aliquota. In caso di esenzioni o di operazioni non imponibili, come le esportazioni e le fatture intra-UE, in sostituzione delle informazioni relative all’IVA, occorre inserire il titolo di inapplicabilità e l’articolo di legge relativo.

La nuova normativa 2013

Come anticipato, la fatturazione subisce spesso modifiche a livello legislativo. Ecco quelle introdotte per l’anno 2013, ovviamente già presenti nei software fatturazione.

Novità sul contenuto delle fatture

La prima novità riguarda il fatto che ora è obbligatorio inserire in fattura il codice fiscale del cliente, in caso sia un privato, o la partita IVA, se si tratta di una società, un lavoratore autonomo o un imprenditore. Questo obbligo vige anche in caso non sia previsto l’addebito dell’IVA.

La numerazione progressiva: nuova dicitura

La seconda novità riguarda la numerazione progressiva; in particolare, ora non basta più inserire il numero progressivo, che riparte ogni anno da 1, ma occorre anche specificare l’anno di riferimento. Quindi, la dicitura corretta è, ad esempio, 2/2013, che indica che si tratta della seconda fattura del 2013.

La fattura semplificata

Nel 2013 è stata introdotta la fattura semplificata, che può essere compilata per la vendita di beni e servizi che non superi l’ammontare totale di 100 euro, comprensivo di base imponibile più IVA. In questa forma di fattura, si può riportare solo il codice fiscale o la partita IVA del cliente, senza inserire tutti i dati relativi, ossia nome, indirizzo e così via. Inoltre, è possibile inserire il totale dell’importo, senza distinguere tra base imponibile e IVA, specificando però il valore dell’aliquota.

La fattura unica

Una quarta novità riguarda la fattura unica, che si può emettere nel caso in cui, nel corso dello stesso mese, si prestino più servizi a uno stesso cliente, ognuno debitamente documentato. In questo caso, è possibile emettere una sola fattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui sono state erogate le prestazioni.

L’emissione di fatture verso l’estero

Nel caso di fatturazione verso l’estero, a causa del presupposto della territorialità, fino al 2013 non era obbligatorio emettere fattura, in quanto queste operazioni figuravano come fuori dal campo IVA. Ora, invece, vige l’obbligo di fatturare, riportando nel documento le diciture “operazione a inversione contabile”, se il cliente appartiene a un paese dell’Unione Europea, e “operazione non soggetta”, se si tratta di un paese extra-UE.

Le fatture elettroniche

Con il 2013 le fatture elettroniche vengono equiparate a quelle cartacee, ma solo se realizzate secondo i criteri richiesti e solo se il cliente è d’accordo sul ricevere il documento in questo formato. Per dirsi elettronica, una fattura deve essere spedita o ricevuta in formato elettronico, anche se è stata prima creata su carta; ciò che conta è l’invio del documento, non la sua creazione. Essa deve essere autenticata attraverso la firma digitale, l’uso di sistemi di trasmissione Electronic Data Interchange (EDI) o sistemi di controllo di gestione. Al pari quella cartacea, la fattura elettronica deve essere conservata per i periodi stabiliti, con la relativa firma digitale e la marca temporale.

Che cos’è l’IVA

IVA è l’acronimo di Imposta sul Valore Aggiunto ed è una tassa indiretta, presente in tutti i paesi dell’Unione Europea; essa si applica sulla cessione di beni o sulle prestazioni di servizi, effettuate da titolari di partita IVA ,nel territorio dello Stato di riferimento, e grava sul consumatore finale. L’istituzione di questa imposta si deve al D.P.R. 26/10/1972 n. 633. Il fatto che l’IVA gravi sul consumatore finale comporta che essa sia neutra per il venditore/professionista, ovvero, per il titolare questa imposta non è né un ricavo né un costo; ciò deriva dal fatto che l’IVA che il venditore deve al fisco, ossia quella riscossa dalla vendita di beni/servizi, viene compensata dall’IVA pagata ai fornitori, attraverso l’acquisto di altri beni e servizi. Quando la differenza tra le due componenti è a favore degli acquisti, si ha un credito IVA, parallelamente, in caso contrario si ha un debito IVA.

Requisiti per applicare l’IVA

Esistono delle condizioni che si devono verificare affinché si possa applicare l’IVA su una transazione; in gergo tecnico si parla di presupposti, che sono di tre tipologie. Il presupposto oggettivo riguarda le operazioni che hanno per oggetto la prestazione di servizi o la concessione di beni. Il presupposto soggettivo concerne il soggetto che compie l’azione, che può essere un piccolo imprenditore, una società commerciale, un professionista, ma non un privato. Infine, il presupposto territoriale riguarda le operazioni compiute nello Stato di riferimento.

Caratteristiche dell’IVA e operazioni commerciali

L’IVA ha una serie di caratteristiche peculiari, che la distinguono da altre tipologie di tassa. Essa è, in primo luogo, indiretta, perché agisce su manifestazioni di reddito derivanti da atti di scambio e di consumo; poi, è generale, in quanto concernente tutti i contribuenti. L’IVA è proporzionale, perché calcolata in base all’applicazione di aliquote, che restano fisse al variare della base imponibile. Infine, questa imposta comporta obblighi amministrativi, come l’emissione di fatture, ricevute e scontrini fiscali, nonché liquidazioni e così via.

Esistono due tipi di operazioni commerciali, regolate in base alla normativa sull’IVA; fondamentalmente una è soggetta all’IVA, mentre l’altra non ha bisogno di essere fatturata. Le operazioni soggette a IVA si suddividono a loro volta in tre categorie. Le imponibili sono le operazioni su cui si calcola l’imposta sul valore aggiunto, mediante le relative aliquote; le non imponibili sono quelle su cui non si calcola l’IVA per evitare una doppia tassazione; è questo il caso delle cessioni tra paesi UE e delle esportazioni. Infine, sulle operazioni esenti non occorre calcolare l’IVA, ma se il cliente lo richiede, devono essere fatturate. Le operazioni non soggette a IVA, invece, non devono essere fatturate perché mancano di uno o più dei requisiti necessari all’applicazione dell’imposta; l’esempio più semplice è la cessione di denaro.

Come si calcola l’IVA

L’IVA si calcola sulla base imponibile, rappresentata dall’ammontare che il cliente deve al venditore/professionista, compresi gli oneri e le spese accessorie. In particolare, essa è formata dal prezzo del bene o del servizio, al netto di eventuali sconti e con l’aggiunta di eventuali spese accessorie, quali il trasporto e l’imballaggio. Non rientrano nella base imponibile, invece, gli imballaggi a rendere e gli interessi di mora relativi a ritardi nei pagamenti; inoltre, sono esenti dall’IVA le dilazioni di pagamento concordate tra le parti. L’IVA, dunque, si calcola sulla base imponibile in modo percentuale; tuttavia, è bene ricordare che ogni categoria di merce possiede una aliquota IVA diversa, perciò in caso di fattura contenenti beni diversi, occorre specificare per ognuna la percentuale di imposta relativa.

In base alla legge in vigore, sia la base imponibile che l’imposta devono essere arrotondate al centesimo di euro, ossia, al secondo decimale; parimenti, anche il totale dovrà essere arrotondato allo stesso modo.

Con quali strumenti fare una fattura

Non ci sono leggi in merito ai mezzi da usare per redigere una fattura, se non l’obbligo di emetterla in duplice copia, quindi si può spaziare dalla scrittura manuale ai software fatturazione. Per lungo tempo, prima della diffusione degli strumenti informatici, le fatture si redigevano a mano o con la macchina da scrivere, creando le copie con la cartacarbone o facendo delle fotocopie. Ora, invece, la maggior parte dei titolari di partita IVA fanno uso di appositi software fatturazione.

I software fatturazione

Il metodo carta e penna non solo è obsoleto, ma può risultare anche molto scomodo in caso si necessiti di emettere un nutrito numero di fatture. Ecco perché ora è consigliabile utilizzare un software fatturazione.

I vantaggi di questa scelta sono notevoli e vanno al di là della maggiore comodità di utilizzo. Innanzitutto, con un software fatturazione si possono gestire più agilmente grossi quantitativi di fatture; poi, si riducono al minimo le possibilità di errore nella compilazione, in quanto, il computer e i programmi eseguono calcoli automatici, calcolano in modo esatto gli arrotondamenti e le percentuali IVA, possono suddividere le basi imponibili, gestire le scadenze e molto altro ancora.

In ultima istanza, la stessa attività darà un’immagine di sé più moderna e competente. Quando si parla di software fatturazione si intendono sia gli editor generici presenti su molti computer, ma anche i programmi specifici, progettati per questo scopo. Ecco i programmi disponibili.

  • I software di videoscrittura come Microsoft Word o Wordpad. Questi strumenti funzionano esattamente come una macchina da scrivere, perciò non effettuano calcoli, ma semplicemente danno un più piacevole e ordinato aspetto grafico alla fattura.
  • I fogli di calcolo come Microsoft Excel e OpenOffice Calc. Questi permettono non solo di dare una struttura alla fattura, ma eseguono automaticamente anche i calcoli richiesti. Per utilizzarli è necessaria una certa conoscenza dello strumento.
  • I programmi appositamente pensati per la questo scopo , ossia software fatturazione come PIFatt App progettato e commercializzato dalla società Singeca. Questa è la soluzione maggiormente consigliata ai professionisti e alle piccole o medie imprese, grazie a una serie di motivi, a partire dal prezzo contenuto. Con programmi come quelli offerti da Pianificazione Intelligente, si può gestire l’intero processo di fatturazione; questi software, infatti, eseguono verifiche e calcoli automatici, consentono l’accesso veloce alla banca dati relativa ai clienti, verificano i pagamenti e offrono una lunga serie di servizi. Ma oltre a ciò, a differenza dei comuni fogli elettronici, non richiedono specifiche competenze informatiche.
  • I moduli fatturazione dei software gestionali aziendali, utilizzabili dai dipendenti preposti di un’azienda e, generalmente, piuttosto difficili da usare.


2 Commenti

  1. Giovanni Lattanzi
  2. Francesco

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *